حساب رايان پارس

اولين سوابق كشف شده درباره حسابداري، به حدود ۷۰۰۰ هزار سال پيش برميگردد. اطلاع از مخارج، درآمد ها و همچنين افزايش سودآوري دليل اصلي ايجاد سيستم هاي حسابداري اوليه بودند. سيستم حسابداري را ميتوان فرآيند استخراج، ثبت، نگهداري و انتشار گزارش هاي مالي تعريف كرد. اهميت سيستم حسابداري براي كسب و كارها در سازمان دهي و گزارش دهي اطلاعات مالي نمايان مي شود . تصميم گيران سازمان ها با تجزيه و تحليل اين گزارشات روند سازمان ها را تعيين مي كنند  .

شركت ها و سازمان ها در پروژه سيستم حسابداري خود به دنبال رديابي جريان پول ورودي و خروجي كسب و كار هستند تا بتوانند دارايي ها، بدهي ها، هزينه ها و درآمدها را مديريت كنند. ما در اين مقاله سعي داريم تا اهميت سيستم حسابداري را به صورت كامل و جامع بيان كنيم.

اجزاي يك سيستم حسابداري

پنج جزء اصلي و داراي اهميت سيستم حسابداري كه هر بخش شامل وظايف متفاوتي است و مراحل مختلفي را انجام مي دهد، به شرح زير است:

1. منبع اسناد و اطلاعات
2. سيستم ورودي
3. پردازشگرهاي اطلاعات
4. ذخيره سازي اطلاعات
5. سيستم خروجي

ويژگي هاي سيستم حسابداري

يك نرم افزار حسابداري كارآمد بايد داراي ويژگي هاي زير باشد:

• درلحظه باشد: زمان منبعي است كه هرگز نبايد تلف شود، زيرا هرگز نمي توان آن را بازيابي كرد. ميتوان گفت اهميت سيستم حسابداري ارائه اطلاعات و گزارشات به روز و سريع است.
• مقرون به صرفه باشد: هنگام اجراي يك سيستم حسابداري، هزينه عملياتي آن نبايد بيشتر از مزايايي باشد كه ارائه مي دهد. بنابراين ضروري است كه سيستم حسابداري با نيازهاي خاص شركت تنظيم شود.
• حاوي اطلاعات مفيد باشد: مديريت، هيئت مديره و ساير استفاده كنندگان صورت هاي مالي، اطلاعات كافي و لازم را براي تصميم گيري آگاهانه بدست بياورند.
• قابل اطمينان باشد: يك سيستم حسابداري قابل اعتماد اطلاعاتي را توليد مي كند كه عاري از سوگيري باشد همچنين بايد خروجي ها را به صورت صادقانه و دقيق نمايش بدهد.

اهميت سيستم حسابداري يكپارچه

سيستم حسابداري يكپارچه، بخش هاي كلي حسابداري را با هم تركيب و يكدست ميكند. در واقع نرم افزار حسابداري يكپارچه، جايگزيني چندين سيستم يا برنامه با يك نرم افزار كلي است. مهم ترين مزيت اين يكپارچگي، افزايش دقت و سرعت مي باشد. نرم افزار حسابداري يكپارچه تكرار را كاهش مي دهد، كنترل بر دارايي ها و بدهي ها را تسهيل مي كند.

اهداف سيستم حسابداري

گرفتن تصميمات تجاري آگاهانه بدون اطلاعات مالي دقيق كه به شما كمك كند تا بدانيد كجا هستيد، كجا بوده ايد و به كجا مي رويد، دشوار است. همين موضوع است كه اهميت سيستم حسابداري را براي يك كسب و كار روشن مي نمايد. هدف يك سيستم اطلاعات حسابداري، ارائه اطلاعات به تصميم گيرندگان به صورت قابل درك مي باشد. با تحليل اين اطلاعات ميتوان در حوزه هاي زير تصميم گيري نمود:

• تعيين استراتژي و برنامه ريزي بلندمدت
• چگونگي تخصيص منابع
• برنامه ريزي و كنترل

انواع سيستم حسابداري

سيستم حسابداري شركت ها و سازمان ها از نظر نوع پلتفرم به سه دسته كلي تقسيم مي شوند، كه عبارتند از سيستم حسابداري تحت ويندوز، تحت وب و ابري كه هركدام را به اختصار براي شما توضيح مي دهيم.

سيستم حسابداري تحت ويندوز

نرم افزار حسابداري تحت ويندوز يك نرم افزار حسابداري لوكال و يا محلي است كه بر بستر يك شبكه داخلي نصب مي گردد. در اين حالت، كاربران نرم افزار حسابداري مي توانند هم به صورت آفلاين از طريق شبكه و با دستگاه هاي خود ثبت و پردازش اطلاعات را انجام دهند و هم به صورت برخط البته با داشتن يك آي پي اختصاصي.

مزاياي استفاده از نرم افزار حسابداري تحت ويندوز

• امكان استفاده و متمركز همزمان كاربران از سيستم حسابداري
• بالا رفتن سرعت ثبت و پردازش اطلاعات مالي
• بالا رفتن بهروري كار و كاربران سيستم حسابداري
• حذف خطاهاي احتمالي در ثبت و پردازش اطلاعات
• حذف دوباره كاري ثبت اطلاعات مالي
• امكان دسترسي هر كاربر به نرم افزار حسابداري با حق دسترسي تعريف شده از جانب مديريت

سيستم حسابداري تحت وب

سيستم حسابداري تحت وب از جمله ابزارهايي است كه براي كار كردن با آن نياز است تا نرم افزار حسابداري را روي سيستم سرور شركت داشته باشيم. براي استفاده از اين نرم افزار كافيست به اينترنت متصل باشيم و تمامي كارهاي مربوط به حسابداري و مالي را در آن ها ذخيره و محاسبات لازم را انجام دهيم.

نرم افزار حسابداري تحت وب، علاوه بر مزيتهايي كه نرم افزار حسابداري تحت ويندوز دارد مزاياي زير را نيز داراست:

• يكپارچگي و به روز رساني
• كاربران نامحدود
• دسترسي
• امنيت و پشتيبان گيري

سيستم حسابداري ابري

نرم افزار حسابداري ابري از ابزارهايي هست كه براي كار كردن با آن نياز به سيستم و نصب آن در محل كار نداريم. تنها بايد به اينترنت متصل باشيم و تمامي حساب ها، درآمد ها، هزينه ها و … را در آن ها ثبت و محاسبات تجاري لازم را روي آن ها پياده سازي كنيم. بخاطر همين موضوع مي توانيم مستقل از زمان و مكان به حساب هاي خود با يك دستگاه و مرورگر وب دسترسي داشته باشيم و كارهاي خود را سريع و بي دردسر انجام دهيم.

مزاياي سيستم حسابداري ابري:

• بي نياز از نصب
• بي نيازاز قفل سخت افزاري
• بي نياز از خريد تجهيزات گران قيمت
• امنيت بالا
• استفاده در هر زمان و هر مكان با هر دستگاهي

مزاياي استفاده از نرم افزار حسابداري:

اهميت سيستم حسابداري در تسهيل انجام فعاليت هاي حسابداري و بر طرف نمودن بسياري از ابهامات مالي كسب و كار ها نمايان مي شود. در روش هاي سنتي حسابداري كه با استفاده از كاغذ و برنامه هايي مانند اكسل انجام مي شد، عمليات مالي دشوار، زمان بر، پرهزينه و گاها با خطا مواجه بود. استفاده از يك سيستم حسابداري اين مشكلات را برطرف مي كند. از جمله مزاياي نرم افزار حسابداري ميتوان به موارد زير اشاره كرد:

• كاهش خطا در ثبت، پردازش اطلاعات مالي
• ارائه يك راه حل مالي خوب براي هر كسب و كار
• ارائه گزارشات دقيق حسابداري و مالي
• كاهش و مديريت هزينه هاي كسب و كار
• كاربري آسان براي حسابداران، مديران مالي، مديران كسب و كارها و ...
• پردازش سريع و دقيق اطلاعات
• امنيت بالا
• صرفه جويي در زمان
• سازماندهي و طبقه بندي اطلاعات مالي
• اهميت سيستم حسابداري براي حوزه هاي مختلف، صنايع و سازمان ها

علاوه بر مزاياي فني و ويژگي هاي مختلفي كه در مورد انواع نرم افزار هاي حسابداري بيان شد، اهميت يك سيستم حسابداري خوب براي حوزه هاي مختلف نظير انواع كسب و كارها، صنايع، اصناف، نهادها و سازمان ها به دليل وجود حساسيت هاي خاص اين گروه از مشتريان به مراتب مهم تر است و يك سيستم حسابداري خوب با انعطاف پذيري بالا در عين حفظ كلي ويژگي ها فني و پايداري در عملكرد اصلي خود، بايد براي حوزه هاي مختلف نيز قابليت پياده سازي و استفاده داشته باشد. در ادامه به برخي از اين حوزه ها اشاره مي كنيم.

اهميت سيستم حسابداري پيمانكاري

فعاليت حسابداري پروژه هاي پيمانكاري از قبل از عقد قرارداد بين پيمانكار و كارفرما، با برآورد مقدار هزينه و سود پروژه شروع ميشود. اهميت سيستم حسابداري براي پيمانكاران زماني برجسته مي شود كه بايد چندين پروژه متنوع كه هركدام در مراحل مختلف، هزينه هاي متغير و قراردادهاي متنوع هستند را، از لحاظ مالي، مديريت كند. در واقع نرم افزار حسابداري پيمانكاري بايد بتواند در لحظه اطلاعات مرتبط با اقلام مصرفي، حقوق و دستمزد، قيمت تمام شده به تفكيك هر پروژه، صورت وضعيت و... را به پيمانكاران ارائه دهد.

اهميت سيستم حسابداري بازرگاني

در فضاي رقابتي شركت هاي تجاري و بازرگاني، نرم افزار حسابداري بازرگاني بايد بتواند با بررسي فاكتور قراردادهاي خريد و فروش و مسير حركت كالا و... سودآوري كسب و كار را افزايش دهد. چالش شركت هاي بازرگاني انتخاب پرسودترين بازار و محصول است. بهترين سيستم حسابداري بازرگاني سيستمي هست كه با ارائه گزارشات دقيق اين چالش را به فرصت تبديل مي نمايد.

اهميت سيستم حسابداري خدماتي

$(document).ready(function { $('#rate_p<~PostId~>').rating('rate.php?pid=<~PostId~>', {maxvalue:5, curvalue:<~PostRate~>}); });

انتخاب بهترين نرم افزار حسابداري براي سازمان، از جمله كليدي ترين تصميمات كسب و كار محسوب مي‌شود. اين راهنما ، اطلاعات لازم را براي تصميم‌گيري در اين خصوص فراهم مي سازد. بسياري از سازمان‌ها براي مدت طولاني از سيستم‌ هاي سنتي فعلي حسابداري خود بهره مي برند. واضح است چيزي كه براي مدت مديدي استفاده شود به عادت تبديل خواهد شد و جدا شدن از آن و پوست اندازي كاري بس دشوار خواهد شد.

به‌علاوه براي تغيير سيستم و يادگيري سيستم جديد ، نياز به صرف هزينه و زمان زيادي خواهد بود. سيستم جديد براي اينكه پاسخگوي نيازهاي كسب و كار باشد بايد با فعاليت هاي فعلي كسب و كار هماهنگ بوده و با نوآوري هاي فناوري سازگار باشد. به عبارت ديگر، در حالت ايده آل، ما نيازمند نرم افزاري هستيم كه ساده و هوشمند بوده و به راحتي با اقداماتي كه پيشتر در كسب و كار انجام مي پذيرفت سازگار باشد.

منافع حاصل از يك سيستم حسابداري خوب

يك نرم افزار حسابداري كه به طور صحيح نصب و اجرا شده باشد قادر است منافع زيادي را براي سازمان حاصل نمايد، كه از آن جمله مي توان به موارد ذيل اشاره كرد:

• قابليت‌هاي بهتر در تصميم گيري
• بهبود جريان نقدينگي:يكپارچه سازي صورت حساب‌ها، موجودي انبار، حساب‌هاي دريافتي و حساب‌هاي پرداختني اين امكان را براي مديران و كارشناسان مربوطه فرآهم مي سازد تا نقدينگي ارزشمند شركت را به سادگي و بطور كارا مديريت نمايند.
• اطلاعات صحيح تر:با دراختيار داشتن نرم افزار كاملا يكپارچه حسابداري، نه تنها داراي اطلاعات بيشتر خواهيم بود بلكه از اطلاعات صحيح تري هم برخوردار خواهيم شد.
• كنترل بيشتر اطلاعات:نرم افزار يكپارچه حسابداري امكان دسترسي به اطلاعات مهم مالي را در زمان مورد نياز فراهم مي سازد.
• مبنايي براي رشد و توسعه:نرم افزار حسابداري مناسب، با رشد و توسعه سازمان (چه از نظر اندازه سازماني، چه افزايش تعداد بخش ها و دپارتمان‌ها و چه افزاي تعداد كاربران) نيز قادر است خود را سازگار نمايد.

به‌طور كلي در مسير انتخاب، نصب و اجراي نرم افزار حسابداري جديد، چالش هاي فراواني وجود دارد. اما از سوي ديگر به واسطه نصب و راه‌اندازي اين نرم افزار، فرصت هاي فراواني براي سازمان خلق خواهد شد.
بطور مثال مي توان كنترل بيشتري بر امور مالي سازمان داشت، تصميمات بهتري اتخاذ كرد و جريان نقدينگي را بهبود بخشيد.

در ادامه اين مطالعه شش گام ذيل را براي انتخاب موفقيت آميز نرم افزار حسابداري تشريح مي نماييم:

• درگير ساختن افراد شايسته و كاردان
• تعريف چالش‌ها
• تخصيص مدير پروژه به فرآيند
• ارزيابي عملكرد برنامه كاربردي
• انتخاب يكي از فروشندگان نرم افزار
• اجراي سيستم، از طريق توسعه برنامه آموزشي و برنامه اجرايي فاز 1

در اصل نرم افزار حسابداري، اطلاعاتي را فراهم مي سازد كه براي اغلب بخش هاي سازمان قابل استفاده و بهره برداري است. بخاطر همين است كه انتخاب نرم افزار جديد نبايد صرفا به دپارتمان يا مدير خاصي محول گردد. بلكه گروه هاي ميان وظيفه اي در سازمان (كه متشكل از افراد متخصصي از دپارتمان‌هاي گوناگون هستند) هستند كه وظيفه انتخاب، اجرا و بهره برداري از اين نرم افزار را بر عهده دارند.

در فرآيند انتخاب نرم افزار حسابداري خوب براي سازمان‌ها و كسب و كارها، افراد زير بايد حضور داشته باشند:

1. كاربران سيستم
2. مديران سيستم
3. مشتريان سيستم
4. تصميم گيران و امضاء كنندگان نهايي سيستم
5. كاركنان سيستم‌هاي اطلاعاتي

2) تعريف چالش‌ ها

شناخت توانمندي‌ ها و نقاط ضعف اطلاعات مالي كسب و كار براي انتخاب راه حل نرم‌افزاري مناسب حسابداري، ضروري است. هرچه فرد با چالش هاي كسب و كاري كه توسط اين نرم افزار قابل حل است، بيشتر آشنا باشد، تصميمات آگاهانه تري مي تواند در مسير انتخاب نرم افزار بهتر اتخاذ نمايد.

سوالاتي كه در اين ميان پيش مي‌آيد به شرح ذيل است:

1) در حال حاضر سازمان شما چه چالش‌هايي را از سوي سيستم حسابداري خود تجربه مي‌كند ؟ براي پاسخ به اين سوال لازم است در وهله نخست، فهرستي از چالش‌هايي كه سازمان در حال حاضر مواجه است، تهيه شود. سپس بايستي فهرست دومي متشكل از كارهايي كه بايد انجام بگيرد اما سيستم فعلي قادر به انجام آن نيست، تهيه شود. اين اطلاعات، فهرست اصلي نيازمندي‌ها را تشكيل خواهد داد و هنگام ارزيابي نرم افزار حسابداري جديد، قابل استفاده مي باشند.
2) با اجراي نرم افزار جديد حسابداري چه مقداري براي TCO و TVO پيش بيني مي كنيد ؟ فضاي فعلي و جديد كسب و كار ايجاب مي كند كه سازمان‌ها بر هزينه هاي مربوط به سرمايه‌گذاري هاي فناوري خود تاكيد و دقت نظر نمايند. براي اين منظور لازم است به محض آنكه بررسي راه حل‌هاي نرم‌افزار حسابداري را آغاز مي نماييم، مقدار هزينه كل مالكيت (TCO) و ارزش كل مالكيت (TVO) را برآورد كنيم. TCO، برآوردي مالي براي كمك به ارزيابي هزينه هاي مستقيم و غيرمستقيم نرم افزار انتخابي است. در مقابل، TVO بر درك اينكه چطور سيستم مي تواند بر سازمان اثرگذاشته و آن را جهت دستيابي به اهداف راهبردي كمك نمايد.

اكثر سازمان‌ها، كسب و كارشان را به ترتيب زير مكانيزه مي كنند:

• پردازش كلمه و صفحه گسترده
• دفتر كل (معين عام)
• صدور صورتحساب / حساب‌ هاي دريافتني
• حساب‌ هاي پرداختني
• موجودي انبار
• سفارش فروش
• سفارش خريد
• ليست حقوق / منابع انساني
• هزينه شغل / توليد
• گزارش هاي متعارف مديريتي

ساير سوالاتي كه مي بايست پرسيده شوند به شرح ذيل است:
3- مزاياي سيستم و فرآيندهاي فعلي سازمان چيست ؟
4- براي تصميم گيري راهبردي به چه داده ها و اطلاعاتي نياز است ؟
5- براي پيش‌بيني و كنترل جريان نقدينگي سازمان به چه چيزهايي نياز است ؟
6- براي مديريت دارايي هاي به چه اطلاعاتي نياز است ؟
7- براي رشد و توسعه سازمان، چه چيزهايي بايد مكانيزه شود ؟
8- چقدر مي بايست انعطاف‌ پذير بود ؟

3) انتخاب يك مشاور معتمد و يك مدير پروژه

اين امكان وجود دارد كه در بين كاركنان سازمان، افراد شايسته و متخصصي باشند كه قادر به اجراي موفقيت آميز سيستم حسابداري هستند. اما امكان اينكه افراد متخصص و زمان كافي جهت تحليل، خريد، نصب و راه‌اندازي و نگهداري اين سيستم وجود نداشته باشد، بيشتر است. در اين ميان يك مشاور شايسته و معتمد مي تواند بطور قابل توجهي كمك كند. مشاوران، متخصصاني هستند كه داراي دانش و تجربه كافي در فرآيندهاي خريد و اجراي اين سيستم ها هستند. به منظور يافتن يك مشاور متعهد و شايسته براي خريد و اجراي نرم افزار جديد حسابداري راهكارهاي خاصي وجود دارد كه در ادامه به تعدادي از آنها اشاره مي شود:
درخواست از دپارتمان سيستم‌هاي اطلاعاتي براي ارايه نظرات سازنده در انتخاب مشاور
درخواست از همكاران براي اعمال نقطه نظرات خود در اين خصوص
شركت در سمينار يا برنامه‌هاي تجاري صنعتي
مرور نشريات حسابداري
گفتگو با شركاي تجاري بويژه افراد فعال در صنعت مربوطه


براي يافتن مشاور يا تامين كننده اصلح نرم افزار حسابداري مي بايست پرسش‌هاي زير را مطرح ساخت:
آيا اين تامين كننده داراي سوابق اجرايي بوده و بك گراند كاريش به چه صورت است ؟
آيا اين مشاور، پكيج كاملي از خدمات ارايه مي نمايد ؟
آيا اين تامين كننده به نقطه نظرات ما توجه مي كند و به اصطلاح گوش حرف شنو دارد ؟
آيا اين تامين كننده ارتباط شفافي با ما خواهد داشت ؟
آيا فكر مي كنيد قادر به همكاري با اين تامين كننده هستيد ؟

4) ارزيابي عملكرد برنامه كاربردي

زماني كه تامين كننده يا مشاوري براي همكاري برگزيده مي شود، بررسي كاركردهاي خاص نرم‌افزاري زمان زيادي را مي گيرد. در ادامه به موردي اشاره خواهد شد كه اغلب شركت‌هاي ارايه دهنده نرم افزارهاي حسابداري آن را مطرح نمي كنند. اين موضوع عبارت است از اينكه " اكثر برنامه هاي كاربردي اساسا وظايف و كاركردهاي مشابهي دارند اما ماهيتا روش انجام كار در آنها با يكديگر تفاوت دارد ".
در ادامه به برخي از نكات كليدي در هنگام بررسي راهكارهاي گوناگون نرم افزار حسابداري اشاره مي شود.

• شركت:چقدر با شركتي كه از آن نرم افزار را تهيه مي كنيد آشنا هستيد و از سوابث اجرايي آن باخبر هستيد ؟
• مقياس پذيري نرم افزار:يعني آن نرم افزار چقدر قادر است با رشد و توسعه سازمان سازگار باشد؟
• استقرار سيستم براساس نياز يا فرضيات اوليه مشتريان:تا بحال، سازمان‌ها مجبور بودند نخست مجوز نرم افزار را تهيه، رايانه هايي را خريداري و برنامه هاي كاربردي را بر روي آن نصب و اجرا مي كردند. با پيشرفت فناوري‌هاي شبكه اي و دسترسي گسترده به فضاي اينترنت، روش هاي جديدي پديدار شده است. امروزه به منظور ارزيابي نرم افزار بايد به اين سوال پاسخ داد كه آيا اجراي راه حل هاي نرم افزاري بايد براساس نياز مشتري باشد يا براساس پيش فرض‌هاي آنها.
• سرعت نصب و راه اندازي:يكي از تعهدات فروشنده نرم افزار حسابداري، نصب و راه اندازي اين سيستم براي مشتري (سازمان) مي باشد. حال نكته اي كه در اين خلال حايز اهميت جلوه مي نمايد، اين است كه كارايي و سرعت نصب و راه‌اندازي اين نرم افزار جديد چقدر است. بطور كلي هرچه زمان بيشتري صرف نصب و راه اندازي اين نرم افزار شود، هزينه بيشتري به سازمان تحميل خواهد شد.
• سهولت استفاده:به‌طور كلي، كسب و كار و به طور اخص حسابداري، مي تواند پيچيده باشد. لذا سازمان‌ها نيازمند راه‌حل هاي حسابداري هستند كه ساده، منطقي بوده و راحت قابل يادگيري و استفاده باشند.
• روشن شدن زواياي مواردي كه ممكن است ناديده انگاشته شود:از تامين كنندگان درخواست شود كه دقيقا بخش هاي مختلف نرم افزار را براي سازمان تشريح كرده و مشخص نمايد كه هريك از كاركردهاي (فانكشن‌ هاي) اختياري، چه هزينه اي را به سازمان تحميل مي‌نمايد.
• ظرفيت:مشخص شود كه آيا در نرم افزار، محدوديت‌هاي فني (مثلا: در حداكثر تعداد مشتريان، فروشندگان، آيتم‌هاي موجودي و ...) براي هندل كردن وجود دارد؟
• قابليت‌ هاي گزارش گيري:آيا نرم افزار جديد قابليت ارايه گزارش‌هاي مورد نياز سازمان را دارد؟
• سهولت ورود داده‌ها:مشخص شود كه آيا اطلاعات به راحتي و به سرعت قابل ورود و ويرايش در سيستم هست يا خير؟
• معتبرسازي داده‌ها:مشخص شود كه سيستم انتخاب شده چقدر قادر به شناسايي و رفع اشتباهات داده هاي ورودي است؟
• رسيدگي به خطاها:مشخص شود كه سيستم چقدر قادر به ممانعت از بروز تراكنش‌هاي ناموفق بوده و چقدر از حذف داده ها و اطلاعات كليدي در سيستم از سوي كاربران جلوگيري مي شود.
• امنيت:ميزان حفاظت از گزارش‌ها و وظايف حساس از طريق پسوردها (گذرواژه‌ها) به‌طور مستقيم وابسته به ميزان امنيت در برنامه است. لذا بايد مشخص شود سيستم جديد از اين بعد در چه وضعيتي قرار دارد.

5) انتخاب فروشنده نرم افزار

پس از شناخت قابليت‌هاي گوناگون نرم افزار حسابداري حال زمان انتخاب نرم افزار و فروشنده آن است.
در ادامه، مواردي را كه مي بايست در انتخاب فروشنده نرم‌افزار درنظر داشت تشريح مي‌شود.

• تعداد نمايندگي ها و دفاتر فروش سازمان فروشنده: كه هرچه بيشتر باشد بيانگر استقبال از آن فروشنده خواهد بود.
• به‌روزرساني مستمر نرم افزار: تامين كننده خوب نرم افزار حسابداري، تامين كننده اي است كه نرم افزار را بطور مستمر بروزرساني نموده و ايرادات و باگ هاي نرم افزار را بطور دائم اصلاح و رفع مي كند.
• مسير تكامل و ارايه نسخه هاي جديد نرم افزار (Upgrade): شركت خوب تامين كننده نرم افزار، شركتي است كه سرمايه گذاري هنگفتي بر مهندسي و توسعه طرح هاي جديد محصول خود نموده و آن را بطور منظم بهبود بخشد.
• تيم پشتيباني فني خوب: شركت ارايه دهنده نرم افزار بايد بطور مستمر و متعهدانه، پس از فروش نرم افزار، اقدامات پشتيباني از نرم افزار را به خوبي انجام داده و پاسخگوي سوالات و مشكلات سازمان و كاربران باشد.

6) اجراي سيستم

زماني كه فروشنده و نرم‌افزار موردنظر انتخاب و خريداري شد، حال موقع نصب و اجراي نرم افزار است. اين فرآيند از جمله جذاب ترين فرآيندها بوده و براي انجام موفقيت آميز آن مي بايست موارد ذيل را دنبال كرد:

• اصلاح و تكميل نرم افزار را به زمان ديگري موكول كرد: يعني در وهله نخست لازم است ساختارهاي بنيادين نرم افزار در سازمان مستقر شده، سپس براي تكميل، شخصي سازي و اضافه كردن ماژول هاي خاص به آن اقدام كرد.
• فرآهم كردن بستري مناسب جهت آموزش سيستم به كاربران.
• آگاه ساختن كاركنان و تمامي افراد درگير در سيستم جديد با كاركردهاي سيستم جديد.
• در فرآيند اجرا بايد آهسته و پيوسته گام برداشت. عجله در اجراي نرم‌افزار منجر به بروز مشكلات عديده اي خواهد شد.
• از آنجاكه ورود يك سيستم جديد و برچيدن سيستم هاي سنتي نيازمند تعريف شغل‌ها و پست هاي جديدي براي سازمان است با دقت در اين امر ميزان تعهد كاربران را افزايش دهيد.
• برنامه ريزي براي بررسي و ارزيابي مستمر نرم افزار (سيستم جديد)

پنج اشتباه رايجي كه افراد هنگام انتخاب نرم‌افزار حسابداري با آن مواجه مي شوند به شرح ذيل است:

1. پيش از انتخاب سيستم جديد، بررسي دقيق و تحليلي بر كاركردهاي موردنياز سيستم و انتظارات و نيازمندي هاي خود از سيستم انجام نمي دهند.
2. سوء برداشت از مزاياي مكانيزه سازي فرآيندهاي سازمان.
3. ناديده انگاشتن منافعي كه كمي نبوده و محاسبه آنها دشوار است (مثل : بهره وري، تصميم گيري بهتر و صحيح‌ تر و ... )
4. درگير نشدن مديران و كاركنان سازمان در فرآيند انتخاب و واگذاري كامل آن به مشاور.
5. استنباط اينكه نرم افزار حسابداري تنها به درد حسابداران خورده و ساير افراد و دپارتمان‌ها بهره‌اي از آن نمي برند.

تا به حال برايتان پيش آمده كه قبل از خريد يك محصول، با جستجو در منابع مختلف و كسب اطلاعات درمورد آن به تصميم‌گيري بپردازيد؟ در واقع همه به دنبال آن هستيم كه در هنگام خريد يك محصول، بهترين گزينه را انتخاب كنيم و براي آن هم به هر منبع معتبري سر مي‌زنيم؛ پس چرا براي موضوع مهمي مثل خريد سيستم حسابداري خوب هم همين رفتار  را انجام ندهيم؟

مثلا تصور كنيد قصد خريد يك گوشي موبايل داريد، اگر به روش‌هاي مدرن امروزي عادت كرده باشيد احتمالا اولين كاري كه مي‌كنيد اين است كه سايت‌ها و فروشگاه‌هاي آنلاين را جستجو مي‌كنيد و در مورد قيمت و امكانات آن بررسي‌ها لازم را انجام مي‌دهيد.

واقعيت اين است كه اگر نگاهي به روش زندگي امروزي خودمان بي‌اندازيم، به‌سادگي متوجه مي‌شويم كه تمامي كارهاي پيچيده و حساب كتاب‌ها را به ابزارها سپرده‌ايم و كمتر ذهن خودمان را درگير محاسبات اعداد و ارقام مي‌كنيم.

اين موضوع درمورد تمام كسب‌و‌كارها هم صدق مي‌كند؛ ديگر كمتر كسب‌و‌كاري هست كه هنوز هم از روش‌هاي سنتي حسابداري استفاده كند و خواه ناخواه همگي به‌سمت استفاده از سيستم‌هاي حسابداري رفته‌اند. براي اينكه بتوانيد يك سيستم حسابداري خوب تهيه كنيد، بايد به مانند تمامي خريدهاي مهم ديگرتان، چند فاكتور مهم برايش در نظر بگيريد و قدم به قدم كنار اين فاكتورها تيك بزنيد.

قبل از اينكه اين فاكتورها را براي شما معرفي كنيم، تعريفي از اينكه اصلا سيستم حسابداري خوب چيست داشته باشيم؛

اصلا سيستم حسابداري خوب چيست؟

سيستم حسابداري مجموعه‌اي از برنامه‌هاي به‌هم پيوسته است كه با استفاده از مفاهيم حسابداري، توسط متخصصان حوزه حسابداري و برنامه نويسي ساخته شده تا كاربران بتوانند در كم‌ترين زمان ممكن و با بيش‌ترين دقت، جمع آوري، ذخيره، پردازش و به‌طوركلي مديريت امور مالي خود را انجام دهند. البته سيستم حسابداري براي هر كسب و كاري مي‌تواند داراي دسته بندي‌هاي گوناگون باشد. مثلا يك سيستم حسابداري خوب براي صنعت پيمانكاري تفاوت‌هاي مهمي با سيستم حسابداري مناسب براي صنعت كاشي و سراميك خواهد بود

روش كار سيستم حسابداري

سيستم حسابداري نيز مانند تمامي سيستم‌هاي ديگر سه مرحله اساسي دارد و با استفاده از ورود داده‌هاي مالي، پردازش اين داده‌ها و در نهايت ارسال خروجي كار مي‌كند.

1. ورودي داده
   رويدادها و داده‌هاي مالي مانند صورت‌حساب خريد و فروش، دريافت و پرداخت‌ها و...  به عنوان خوراك سيستم توسط كاربر در سيستم حسابداري وارد مي‌شوند تا مرحله پردازش شروع شود.
2. پردازش داده
   پس از ورود داده‌ها كه همان اسناد و مدارك مالي و حسابداري هستند، سيستم حسابداري اين داده‌ها را به ترتيب پردازش مي‌كند؛ اسناد و مدارك اوليه پس از تجزيه و تحليل تاثيري كه بر دارايي‌ها، بدهي‌ها، هزينه‌ها و درآمدها و...  دارند به صورت بدهكار و بستانكار در دفتر روزنامه عمومي ثبت مي‌شوند.ثبت‌هاي انجام شده در دفاتر روزنامه عمومي و اختصاصي به حساب‌هاي مربوطه در دفتركل منتقل مي‌شوند. زماني كه حجم رويدادهاي مالي مربوط به يك يا چند حساب دفتركل زياد باشد، براي داشتن اطلاعات جزئي‌تر و تفضيلي از حساب‌هاي دفتر كل، از دفاتر  معين استفاده مي‌شود.البته همانطور كه گفتيم اين فرآيند در مورد صنايع مختلف مي‌تواند داراي تفاوت‌هايي باشد كه نيازهاي آن صنعت خاص را برطرف كند.
3. خروجي داده
   حاصل اين پردازش‌ها در سيستم حسابداري، صورت‌ها و گزارش‌هاي مالي است كه در پايان هرماه، با تهيه تراز آزمايشي صحت‌سنجي مي‌شود. گزارشاتي كه بعد از پردازش داده استخراج مي‌شوند اهميت فر اواني در تصميم‌گيري‌هاي مديريتي و افق پيش روي شركت يا سازمان مي‌گذارد، اهميت پردازش داده‌ها در صنايع مختلف در اين مرحله به وضوح قابل لمس خواهد بود.

سيستم حسابداري خوب چه مزايايي دارد؟

افزايش سرعت

همانطور كه مي‌دانيد، شرايط اقتصادي به سمتي مي‌رود كه سرعت و چابكي، موضوعي مهم در موفقيت هر كسب و كار محسوب اگر مي‌خواهيد خيلي زود از دور رقابت بيرون نرويد، بايد بتوانيد به سرعت و با چابكي به تغيير شرايط واكنش نشان دهيد. با استفاده از سيستم حسابداري خوب به راحتي مي‌توانيد سرعت واكنشتان نسبت به شرايط اقتصادي را بالا ببريد.

افزايش دقت

اگر كاري به‌سرعت انجام شود اما دقت در آن رعايت نشود، هيچ ارزشي نخواهد داشت. انسان‌ها هم مي‌توانند به خوبي محاسبات اعداد و ارقام در حسابداري را انجام دهند اما ممكن است دقت كافي در حساب و كتاب را از دست بدهند، پس در مقابل اطلاعاتي كه مي‌تواند در سرنوشت يه كسب و كار يا سازمان تاثيرگذار باشد، اصلا نبايد ريسك كرد.

ارائه انواع گزارش

يك سيستم حسابداري خوب مي‌تواند گزارش‌هاي جامع و كاملي ارائه دهد تا صاحبان كسب‌وكار بتوانند تصميم مناسب اتخاذ كنند. هرچه اين گزارشات كامل‌تر و دقيق‌تر باشند، افق ديد بهتري به مديران خواهند داد كه نتايج بهتري با تصميمات خود كسب كنند.

كاهش هزينه‌ها

تركيب سرعت، دقت و گزارش جامع در كنار هم يك فرمول طلايي مي‌سازد كه در كاهش هزينه‌هاي مازاد و سربار سازمان يا كسب و كارتان اثر فوق‌العاده زيادي مي‌گذارد.

هدف اجراي سيستم حسابداري در كسب و كار چيست؟

سيستم حسابداري باهدف افزايش دقت و سرعت حساب و كتاب كسب و كارها توليد شده است كه البته ويژگي‌هاي  مهم ديگري هم دارد؛ سيستم حسابداري، به‌عنوان بخشي از سيستم مالي‌و اداري، همواره بيش‌ترين بار اطلاعاتي براي تجزيه‌و‌تحليل را به‌دوش مي‌كشدو  اطلاعات مهمي را بعد از سنجش و پردازش به تصميم‌گيرندگان سازمان يا كسب‌وكار انتقال مي‌دهد. بنابراين اگر يك سيستم حسابداري به‌خوبي طراحي شده باشد مي‌تواند اطلاعات مفيدي براي «عمليات و نيازهاي قانوني» و «تصميم‌گيري» ارائه دهد.

حالا بريم سراغ اينكه چطور سيستم حسابداري خوب تهيه كنيم؟

خريد يك سيستم حسابداري خوب، تصميمي مهم و چالش برانگيز است كه نياز دارد تمام جوانب و زواياي آن بررسي شود تا جلوي ضرر وزيان احتمالي در فرآيندهاي كاري را بگيرد. براي اينكه يك سيستم حسابداري خوب انتخاب كنيد بايد بررسي كنيد كه آيا يك سري ويژگي مهم را دارد يا خير كه به نظر موضوعي سخت مي‌رسد اما اين بررسي ارزشش را دارد تا خيالتان راحت باشد.

به تازگي شركت‌هاي زيادي به وجود آمدند كه در زمينه نرم افزارهاي مالي و اداري و سيستم حسابداري كار مي‌كنند اما يك سيستم حسابداري خوب  علاوه بر پارامترهاي فني، بايد ازشركتي معتبر كه سابقه طولاني در زمينه نرم افزارهاي مالي‌واداري داشته باشد تهيه شود چون اين شركت‌ها باتوجه به تجربه‌اي كه طي سال‌هاي طولاني در حوزه‌هاي مختلف صنعتي پيدا كرده‌اند، زير و بم هر كسب و كار را مي‌شناسند و علاوه بر اين از لحاظ پشتيباني نيز براي رضايت مشتريان تمام تلاش خود را مي‌كنند.

براي اينكه بتوانيد تشخيص دهيد كه كدام شركت مي‌تواند سيستم حسابداري مناسب شما را ارائه دهد بايد چند موضوع را درنظر بگيريد:

سابقه فعاليت

همانطور كه گفتيم سابقه در هر كاري بسيار مهم است و اين موضوع درمورد شركت‌هاي توليدكننده نرم‌افزار هم صدق مي‌كند. يكي از راه‌هاي تشخيص سابقه فعاليت، وب‌سايت آن شركت است. مسلما شركت توليدكننده نرم افزار مالي و اداري كه سابقه فعاليت طولاني داشته باشد، تجربيات گران‌بهايي از پروژه‌ها و محصولات قبلي خود به دست آورده كه در محصولات جديد اعمال مي‌كند و نتيجه آن نرم افزار مالي جامع‌تر و كاراتر خواهد بود.

خدمات پشتيباني

پشتيباني نرم افزار حسابداري يكي از مهم‌ترين موضوعات بعد از خريد سيستم حسابداري است، زيرا اگر دچار مشكل در هنگام كار با سيستم حسابداري شويد و كسي براي رفع مشكل شما وجود نداشته باشد در فرآيند كسب‌وكار اختلال وارد مي‌شود.

جامعيت

يك سيستم حسابداري مناسب بايد بتواند تمامي صنايع و حوزه‌هاي كسب‌وكاري را پوشش دهد و براي هر كدام راهكار متناسب ارائه دهد. همانطور كه پيش‌تر گفتيم مزيت يك سيستم حسابداري خوب اين است كه بتواند براي كسب و كارها، صنايع و سازمان‌هاي متفاوت، اطلاعات را به خوبي و دقت تمام پردازش كند و گزارشات مورد نياز آنها را ارائه دهد.

سخن آخر

همانطور كه گفتيم احتمالا در نگاه اول، انتخاب سيستم حسابداري خوب سخت به‌نظر برسد؛ اما اگر خوب توجه كنيد مي‌بينيد كه شركت‌هاي معتبر  و با سابقه‌اي مثل شركت حساب رايان پارس وجود دارند كه از هر لحاظ بتوانند نياز شما را برطرف سازند.

براي اطمينان بيشتر مي‌توانيد درخواست دمو يا مشاوره خودتان را ثبت كنيد تا مشاوران ما در اولين فرصت براي شما نيازسنجي كنند و اطلاعات تكميل در اختيار شما قرار دهند.

حتي اگر خودتان نتوانستيد به اطمينان كامل دست يابيد، مي‌توانيد با پرس‌وجو از افرادي كه در زمينه نرم‌افزار مالي‌واداري سابقه فعاليت دارند به اطمينان كامل درمورد اين شركت برسيد تا چشم‌اندازي شفاف در اين زمينه پيدا كنيد.